No upcoming meetings 06 Aug 2020

Řízení docházky

Author: Anonymous Displayed: 7469
Created: 19 Oct 2017 Updated: 29 Jul 2020
Version: 34
Tags: attendance

Přeloženo yes -- --
MoreLess

Jak používat Řízení docházky

Co je Řízení docházky
Způsoby zobrazení
Nastavení docházky
Role a práva
Schvalování docházky podřízených
Jak zobrazit kalendář docházky na úvodní stránce
Synchronizace Docházky s dalšími systémy
Jak nastavit denní limity docházky uživatelům individuálně
Corner situations

 

Co je Řízení docházky

Tento Easy Project plugin vám pomůže k profesionálnímu monitoringu docházky. Sleduje dovolené, home office režim, dny volna, svátky, nemocenské - jednoduše všechny pracovní aktivity ve vašich projektech. 

  • Uživatelé si sami plánují své dny dovolené a logují odpracovaný čas - jedním kliknutím na Začít měřit čas. Logují si také dny na home office nebo na nemocenské. 

Image201609081248_1.png

To vše velmi jednoduše přes modul dostupný na jejich osobních stránkách aplikace.

  • Správci systému jsou upozorněni e-mailem na plánované dovolené, home office režim či na dny nemocenské.

  • Při logování požadavku v konkrétním dni uživatelé vyberou časové období a vhodnou aktivitu.

Image201609081248_2.png

  • Správci i manažeři tak mají skvělý přehled o dovolených, nemocenských a odpracovaném času.

  • Dostupný je i seznam s možností exportu.

 

Způsoby zobrazení

Jděte do Menu Další > Přehled docházky, kde najdete v pravé části 4 způsoby zobrazení: 

Image20170724162457_1.png

  • Kalendář - záznamy o docházce se zobrazují podle dnů, týdnů nebo měsíců ve formě kalendáře

Image20170727002318_1.png

  • Seznam - záznamy o docházce se zobrazují jako seznam položek, můžete je filtrovat podle sloupců, odebírat a přidávat zobrazené položky podle potřeby

Image20170727002318_2.png

  • Přehled - záznamy o docházce se zobrazují pro vybraného uživatele a zadaného časového rozmezí

Image20170727002318_3.png

  • Detailní přehled - záznamy o docházce zobrazují v detailní tabulce záznamy všech uživatelů, jejich hodinovou docházku, a to ve vybraném - dny, týdny, měsíce, čtvrtletí nebo celý rok.

Image20170727002318_4.png

 

Nastavení docházky

 

Jděte na Menu Další > Nastavení docházky, zde můžete nastavit vhodné pracovní kalendáře, kategorie docházky a další nastavení

I. Přehled kalendářů - fond pracovní doby

Přehled pracovních kalendářů lze nastavit také přímo z administrace.

Image201609081253_1.png

Můžete si vybrat buď z nabízených kalendářů nebo si vytvořit vlastní. Klikněte na tlačítko vpravo, kalendář si pojmenujte, nastavte jeho začátek a konec pracovní doby, počet pracovních hodiny ve dni, pracovní dny v týdnu, zda-li má být kalendář výchozí, a nebo můžete naimportovat svátky (ICS soubor). Pamatujte, že nastavený čas začátku a konce pracovní doby, stejně jako pracovní hodiny ve dnech, budou mít přímý vliv na zobrazovaná data v okně pro záznam začátku práce (logování), což vám prakticky usnadní vlastní práci. Všechny detaily docházky mohou být samozřejmě i manuálně upraveny.

Image201609081253_2.png

Při plánování dovolené, nemoci nebo jiné absence můžete časový záznam vybrat buď ve formě od - do v kalendáři, nebo zadat volbu "celý den" (od začátku do konce nastavené pracovní doby), případně "dopoledne/odpoledne" (první/druhá polovina hodin z nastavené pracovní doby).

Image20170807175935_1.png

Nový kalendář můžete i po vytvoření nadále libovolně upravovat, přidávat pracovní výjimky nebo upravovat pracovní dobu pouze pro některé pracovní dny.

Image201609081253_3.png

II. Kategorie docházky

V nastavení docházky můžete dále vytvářet, upravovat nebo mazat i jednotlivé kategorie. Jak vytvořit novou kategorii? Klikněte na zelenou ikonku "Nová hodnota". Pro úpravu existující kategorie klikněte na její název. Pro smazání použijte na řádku s názvem kategorie tlačítko "Odstranit".  Pořadí kategorií v seznamu můžete upravovat pomocí ikonky "Pořadí" vlevo u názvu kategorie. 

Image201609081306_1.png

Vytvoření nové kategorie - nové aktivity, jako například Dovolená, vyžadují určitá nastavení:

  • Název - vyplňte název aktivity docházky
  • Výběr barevného schéma - vyberte barevné schéma kategorie, jak se bude zobrazovat v kalendáři
  • Mail pro upozornění - na kterou e-mailovou adresu bude zasíláno upozornění o záznamu v této kategorii
  • V práci? - vyberte, zda se kategorie vztahuje k pracovní době či ne
  • Systémová aktivita (nedostupná pro uživatele) - tímto checkboxem definujete aktivitu, která bude využita pro operace REST API (například pro import aktivit  externího systému). Tato možnost je dostupná pro placené licence. Systémové aktivity jsou běžně skryté, jejich přehled je dostupný pouze na příslušných místech.
  • Zapisovat formou - vyberte typ zápisu ("časový rozsah" nebo výběr "celýden/půl den")
  • Výchozí stav - přednastavená kategorie aktivity při zápisu odpracovaného času
  • Schválení vyžadováno - je pro tuto aktivitu vyžadováno schválení záznamu docházky nadřízeným pracovníkem?
  • Bez vazby na projekt - odpracovaný čas nezapočítávat do žádného projektu
  • Propojit s projektem - vyberte projekt, ve kterém bude započítáván odpracovaný čas. Musíte být členem daného projektu, abyste si mohli zobrazit záznamy o odpracovaném času na projektu. Toto nastavení je závislé na nastavení celého projektu. Vždy se ujistěte, že je u projektu povolena potřebná aktivita, jinak nelze docházku schválit ani započítat odpracovaný čas. 

Image20170807172738_1.png

Pokud zaškrtnete volbu "Schválení vyžadováno", každý nově zadaný požadavek na dovolenou daného pracovníka bude vyžadovat schválení. Požadavky můžete schválit nebo zamítnout v přehledu seznamu docházky - u daného záznamu klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte požadovanou akci z nabídky dalších možností. Na našem obrázku si Jerry zadal požadavek na dovolenou na 31. 7. 2017. U jeho požadavku klikneme pravým tlačítkem myši a vybereme, zda schválit nebo zamítnout jeho žádost. Pracovník uvidí, zda je jeho požadavek schválen, zamítnut nebo stále čeká na schválení. 

Image201609081304_3.png

III. Jak nastavit IP adresu rozsahu kanceláře a odlišit odpracovaný čas z domova

Pracují-li vaši zaměstnanci také v režimu home office, můžete sledovat odpracovaný čas podle toho, odkud pracují. Nastavíte jednoduše rozsah IP adres kanceláře. Jakmile se pracovník přihlásí, systém automaticky zaznamenává jeho aktivitu v uvedeném rozsahu a mimo rozsah - a to aktivitu podle nastaveného typu (kancelář, home office, dovolená, nemoc).

Image201609081309_1.png

Zde si nastavíte příslušnou IP adresu pro vybraný typ, a pokud se uživatel přihlásí z jiného rozsahu IP, odpracovaný čas se zaznamená jako home office aktivita.

Image201609081309_2.png

Rozsah IP adresy kanceláře

Do tohoto pole vyplňte IP adresu (či celý rozsah) vaší kanceláře. Tento údaj lze najít na stránce https://www.whatismyip.com nebo přímo ve vyhledávači Google zadáním "What is my IP".  

Image201609081309_3.png

Aktivita v rozsahu

Vyberte, jaká aktivita bude zaznamenána pro přihlášení "v rozsahu".

Aktivita mimo rozsah

Vyberte, jak bude označena aktivita po přihlášení uživatele, například home office.

Zaokrouhlovat čas

Můžete nastavit, jak detailně se bude zaokrouhlovat započítávaný čas. Ponecháte-li nastaveno 15 minut, pak pokud se uživatel přihlásí v 9:05 hodin, systém mu započítá čas od 9:15. Stejné zaokrouhlení se aplikuje pro odhlášení.

 

Role a práva

Oprávnění pro sekci docházky nastavíte v Menu Další > Administrace > Role a práva - vizte obrázek. 

Image20170724165455_1.png

 

Schvalování docházky podřízených

  1. Aktivujte si modul Organizační struktura (Menu Další > Administrace > Moduly - Organizační struktura).
  2. Vytvořte si strkuturu uživatelů.


    Image201609081306_2.png

     
  3. Nadefinujte role a práva uživatelům, kteří mohou schvalovat odpracovaný čas.


    Image201609081306_3.png

     
  4. Připravte si filtry, pro rychlý přehled záznamů docházky čekajících na schválení.

Propojení s ostatními moduly

  1. Organizační struktura - vytvoření struktury uživatelů pro schvalování jejich docházky a odpracovaného času
  2. Kalendář a plánovač schůzek - přehled aktivit mimo kancelář při plánování schůzek

 

Jak zobrazit kalendář docházky na úvodní stránce

Standardně je kalendář docházky dostupný v Menu Další > Řízení docházky > Kalendář docházky. Můžete si ho ale přidat na svou úvodní stránku - úplně dole na stránce klikněte na volbu "Přizpůsobit stránku".

Image201610061733_1.png

Pak si vyberte oblast, kde chcete kalendář docházky zobrazovat a vyberte "Docházku" z nabídky dostupných modulů

Image201610061733_2.png

V dalším kroku nastavíte detaily docházkového modulu. Můžete upravit základní vlastnosti, filtry, seznamy, tabulky, kalendář nebo reporty. 

Image201610061733_3.png

Nastavení uložte pomocí zeleného tlačítka "Uložit a zpět" v horní části stránky. Tak se vám zobrazí požadovaný modul na vaší úvodní stránce. Vzhled se může lišit podle zvolených detailů nastavení, například jako na našem obrázku. 

Image201610061733_4.png

Chcete nastavit přehled docházky na úvodní stránku pro více uživatelů najednou? Pak je potřeba vytvořit si šablonu úvodní stránky. Jděte do Administrace > Přizpůsobení stránek > Moje stránka > přehled šablon > nová šablona. Více detailů najdete v tomto návodu. Poté jděte do Uživatelského účtu > Edit > Moje stránka a použijte vytvořenou šablonu pro zvoleného uživatele (toto oprávnění má pouze správce).

Image201610061734_1.png

 

Synchronizace Docházky s dalšími systémy

Příklady využití:

  • propojení dat z docházkového systému jiných zařízení
  • reporting docházky do externích systémů

 

Jak nastavit denní limity docházky uživatelům individuálně

Denní limity docházky pro nepracovní dny (jako například dovolená nebo nemoc) můžete nastavit pro vybrané uživatele individuálně, nezávisle na ostatních. A to opět v sekci Menu Další > Administrace > Uživatelé > vybrat uživatele > Fond pracovní doby > úplně dole Limity nepracovních dnů. V této části najdete pole pro zadání počtu dnů pro vybranou aktivitu v rámci jednoho roku. Například zadaný počet dnů 20 znamená, že uživatel má k dispozici 20 dní dovolené v roce, stejně tak nastavení platí pro dny nemoci. Akumulované dny pro dovolenou i nemoc se sčítají automaticky ke konci roku, proto by neměly být zadávány manuálně samotným uživatelem. Tato hodnota vyjadřuje počet nevyčerpané dovolené (zbývajících dnů), které se převádějí do dalšího roku.  

Image201612091502_1.png

 

Corner situations

  • Pokud jste si zadali na určitý den dovolenou, ale přesto ten samý den kliknete na "Začít měřit čas", začne se vám počítat odpracovaný čas bez ohledu na zadanou dovolenou. Nicméně jakmile poté kliknete na "Je to hotovo", zobrazí se vám hláška "Pro toto datum je už naplánována jiná aktivita". Úmyslem zde je donutit uživatele vybrat si jen jednu z aktivit, práce nebo dovolená, ne však obě aktivity současně.  
  • V reportu docházky (/easy_attendances/overview) lze najít u každé kategorie nepracovních dnů tzv. Zbývající dny a Povolené dny. Povolené dny určují roční limit, Zbývající dny jsou pak nevyčerpané dny z limitu (včetně převedených dnů z předchozího roku). Potíž může nastat, pokud chcete zjistit počet nevyčerpaných dnů v jiném než letošním roce. Historie nevyčerpaných (akumulovaných) dnů z předchozích let se v aplikaci neukládá, proto je počet nevyčerpaných dnů aktuálně počítán jako počet zbývajících dnů mínus počet vyčerpaných v daném roce. Proto je počet akumulovaných dnů vždy platný jen pro aktuální rok, nikoliv pro roky předchozí.
  • Pokud jste si synchronizovali Easy kalendář docházky s jiným externím kalendářem (CalDav), schválená aktivita (například dovolená) v Easy Project může být zrušena například při přesunu aktivity v externím systému na jiný den, a to bez upozornění v CalDav deníku. Podobná věc se může přihodit i bez synchornizace v CalDav, a to také přesunem schválené aktivity na jiný den v Easy docházkovém kalendáři, ale notifikace o tomto přesunu bude dostupná v CalDav. 
  • Pokud jsou v kalendáři uživatele nastaveny výjimky, zobrazí se v uživatelském reportu docházky až o den později, protože přehled docházky uživatelů je počítán jednou denně.
Sledování času, Working time calendar
Add picture from clipboard