Žádné plánované schůzky 22 Zář 2020

Easy AdminSledování času

Autor: Easy Admin Zobrazeno: 4276
Vytvořeno: 16 Pro 2017 Aktualizováno: 21 Zář 2020
Verze: 51
Klíčová slova:

Přeloženo ano -- --
VíceMéně

Jak používat Sledování času

Video ukázka
Aktivity
Zaznamování času
Obecné nastavení sledování času
Reporty záznamů odpracovaného času
Který týden je v kalendáři první?
Okrajové případy

 

Aktivity

Pro přidání, odebrání, (de)aktivaci některé z aktivit nebo pro vybrání jedné jako výchozí jděte do Administrace -> Kategorie -> Aktivity (sledování času)

Easy Project 2017 Activities 02.jpg

V detailu aktivity si můžete vybrat projekty, pro které bude aktivita aktivní (a to včetně barevného schématu).

Easy Project 2017 Activities 11.jpg

V Nastavení projektu -> Aktivity (sledování času) si zadáte, zda si uživatelé mohou aktivitu vybrat. Máte zde na výběr ze dvou možností:

  • Aktivita se přednastaví při zakládání úkolu - uživatelé si mohou aktivitu vybrat přímo při vytváření nového úkolu. 
  • Aktivitu lze zvolit při zápisu času - tato druhá možnost umožní uživatelům vytvoření úkolu bez výběru aktivity (aktivitu si zadávají až při logování času).

Je to další místo, kde si můžete vybrat aktivní aktivity pro konkrétní projekt.

Easy Project 2017 Activities 01.jpg

 

Záznamy času

Zaznamenávání času je nejpoužívanější funkce v Easy Projectu. Je to možné několika způsoby.

Záznam času v seznamu úkolů

Pro spuštění záznamu času klikněte na vybraný úkol pravým tlačítkem myši a vyberte "Zapsat čas". Otevře se vám tabulka, kde vyplníte datum, počet odpracovaných hodin, komentář a typ aktivity. 

Easy Project 2017 Activities 03.jpg

Záznam času přímo u úkolu

Při aktualizaci úkolu, kromě změny atributů jako stav a podobně, můžete také zaznamenat odpracovaný čas na úkolu.

Při mazání nadřazeného úkolu se zapsaným odpracovaným časem (ať už u hlavního úkolu nebo podúkolu), budete vyzváni k vybrání jiného úkolu, ke kterému se tento odpracovaný čas započítá. 

Easy Project 2017 Activities 04.jpg

Vykazovací kalendář

Tento modul si můžete přidat na svou vlastní homepage přes tlačítko "Personalizovat stránku". Po přidání klikněte na ikonku "Zapsat čas" ve vybraném dni v kalendáři, tím se vám otevře tabulka pro záznam. Uvidíte možnost výběru projektu, úkolu atd. Ve výkazu času se pak vpravo zobrazuje záznam, kolik už jste v daném dni odpracovali času. O něco dále vpravo pak vidíte vaše poslední otevřené projekty, stačí na ně kliknout a nemusíte je dohledávat v přehledu projektů. 

Easy Project 2017 Activities 05.jpg

Přehled vykázaného času

V menu Další si můžete otevřít okno "Výkazy času", kde je dostupná volba "Zapsat čas" - pod zeleným tlačítkem "Nový" v pravém horním rohu. 

Easy Project 2017 Activities 06.jpg

Tlačítko "Začít měřit čas"

Další cesta, jak si zapsat odpracovaný čas přímo u úkolu. Když si otevřete si úkol a chcete začít pracovat, klikněte na uvedené tlačítko v pravém bočním menu. Stav úkolu se změní a úkol se automaticky přiřadí aktuálnímu uživateli. Můžete si kliknout na "Pozastavit", tím se zastaví počítání času. Až se k práci na úkolu opět vrátíte, kliknete na "Pokračovat". Až dokončíte svou práci, klikněte na "Je to hotovo". Záznam času je v zobrazeném následujícím okně automaticky předvyplněn podle naměřené délky. Na vás už je jen dovyplnit potřebné detaily a kliknout na "Uložit". 

Easy Project 2017 Activities 07.jpg

Záznam času může být nakonfigurován v Administraci -> Úkolové stopky. Tady si můžete nastavit, na jaký stav se úkol změní, pokud je u něj měřen čas a komu se přiřadí. Pokud je měření času zastaveno, opět můžete určit jeho stav, přiřazeného uživatele nebo upřesnit zaokrouhlování času. 

Easy Project 2017 Activities 08.jpg

 

Obecné nastavení sledování času

Většinu nastavení, týkající se odpracovaného času, můžete nastavit v Administraci -> Nastavení -> Sledování času. Tato nastavení můžete upravovat globálně nebo pro uživatelské role (přes tlačítko "Upravit nastavení podle role" v pravém horním rohu). Pokud je nastaveno oboje současně, pak pro všechny uživatele ve vybrané roli má vyšší prioritu nastavení u role (před globálním nastavením).

  • Povolit zamykání času - zaškrtněte volbu, pokud záznamy vyžadují schválení nadřízeným
  • Zobrazit "K vyúčtování?" volbu - zaškrtněte, pokud potřebujete rozlišovat záznamy k vyúčtování od ostatních záznamů
  • Umožnit tvorbu záznamů (logování) XX dní do minulosti - kolik dní zpětně do minulosti mohou být přidávány záznamy (pro nastavení bez limitu nechte pole prázdné)
  • Umožnit editaci záznamů XX dní do minulosti - kolik dní zpětně do minulosti mohou být záznamy upravovány (pro nastavení bez limitu ponechte pole prázdné)
  • Umožnit tvorbu záznamů XX dní do budoucna - kolik dní do budoucnosti mohou být přidávány záznamy (bez limitu - ponechte pole prázdné)
  • Umožnit editaci záznamů XX dní do budoucna - kolik dní do budoucnosti mohou být časové záznamy upravovány (bez limitu - ponechte pole prázdné)
  • Denní limit záznamů (celkem) XX hodiny - kolik hodin odpracovaného času maximálně může být zaznamenáno denně (pro nastavení bez limitu nechte pole prázdné)
  • Používat editor pro komentář na zápisu času? - zaškrtněte, pokud chcete využívat textový editor pro komentáře u časových záznamů
  • Nastavovat datum zapisovaného času při aktualizaci úkolu? - zaškrtněte, pokud chcete manuálně vybírat datum při záznamech času; v opačném případě bude použito aktuální datum daného dne
  • Povolit zápis času na uzavřené úkoly - zaškrtněte, pokud chcete zaznamenávat čas i u uzavřených úkolů
  • Při zápisu času je úkol povinné pole - zaškrtněte, pokud chcete zakázat záznamy času bez vybrání úkolu
  • Zobrazovat od/do v rozbalovacím menu - pokud si uživatel loguje záznam času pomocí rozsahu od/do (lze nastavit v profilu uživatele -> Zápis času pomocí), v nastavení je definován formát rozsahu - buď pomocí drop-down menu (zaškrtněte volbu) nebo zadáním v číselném formátu (nechte pole prázdné)
  • Při zápisu času je komentář povinné pole - zaškrtněte, pokud chcete zakázat zaznamenávání času bez komentářů

Easy Project 2017 Activities 09.jpg

Pokud máte u jednoho projektu povoleno více rolí, časový záznam zobrazuje všechny role u konkrétního projektu, bez ohledu na aktuálně vybranou roli při záznamu času. Princip nutnosti výběru role pro záznamy času je vyžadován jen pro správné zobrazení nabídky příslušné aktivity, nikoliv pro přiřazení časového záznamu ke konkrétní roli uživatele.

Easy Project 2017 Activities 10.jpg

 

Reporty záznamů odpracovaného času

Záznamy odpracovaného času mohou být reportovány a kontrolovány několika způsoby:

Modul stránky Odpracovaný čas

Tento modul zobrazuje záznamy odpracovaného času v týdnu nebo v měsíci jako seznam nebo graf. Otevřete si stránku pro úpravy a přidejte si modul Odpracovaný čas a vyberte si časové období a formát výstupu (seznam/graf). Pokud vyberete výstup Graf, a nastavíte filtr pro aktuální časové období (jako například tento týden/měsíc/rok), budou zobrazeny výsledky  jen do aktuálního dne zobrazení (do dneška). Pokud je dnes například čtvrtek pátého a filtr je nastaven na zobrazení tohoto měsíce, pak se v grafu zolbarazuje čas od pondělí druhého do čtvrtka pátého a 100% hodnota pro měření bude 32 hodin (8x4 pracovní dny).

Image20200304174034_1.jpeg

Modul stránky Vykazovací kalendář

Modul nabízí zobrazení Vašeho odpracovaného času ve formě kalendáře. Přes "Přizpůsobit stránku" si přidejte nový modul (Vykazovací kalendář) a nastavte časové období pro zobrazení (měsíc, týden).

Image20200304174034_2.jpeg

Modul stránky Osobní výkaz podle filtru

Modul je možno plně přizpůsobovat a tak si zobrazovat časové záznamy pro jakéhokoliv uživatele v jakémkoliv období ve vybrané formě výstupu. Modul si přidáte na vhodné místo přes možnost "Přizpůsobit stránku" a nadefinujete si požadované filtry (vyberte už existující nebo si vytvořte své vlastní podmínky), formát výstupu (seznam, dlaždice, graf, report), sloupce k zobrazení, počet zobrazovaných výsledků a tak dále.

Image20200304174034_3.jpeg

Výkazy času

Pro manažery, kteří potřebují vidět nebo exportovat celý seznam záznamů odpracovaného času, seskupeného podle dnů, týdnů, měsíců, roků nebo jiných parametrů, doporučujeme nastavení v Menu Další -> Výkazy času -> Detaily (nebo /easy_time_entries) - a využití možnosti "Seskupovat výsledky podle", dostupné pod tlačítkem Možnosti v pravém horním rohu. Zde si můžete nastavit přesný časový rozsah pro seskupování časových záznamů (jako např. týden, měsíc). Je možné také seskupování podle konkrétního data. V takovém případě jsou čsové záznamy seskupeny podle aktuálního zobrazení (denní, týdenní, měsíční...), které je možno upravit pomocí ikonky přímo nad seznamem záznamů. Preferujete-li seskupení podle týdnů, doporučujeme vybrat nastavení "Seskupit podle týdnů" (místo "Seskupit podle data") společně s týdenním zobrazením. První možnost totiž počítá týdny podle jejich čísla v kalendáři, zatímco druhá možnost bere týdny v závislosti na uživatelem určené volbě "Začínat kalendáře" (najdete v Menu Další -> Administrace -> Nastavení -> Zobrazení). 

Easy Project 2019 Activities 12.jpg

  • V okně Detailů vidíte seznam záznamů odpracovaného času podle vybraného filtru.
  • V okně Reportu vidíte seznam celkově odpracovaného čsau v daném časovém období, podle nastaveného filtru a vybrané entity, jako například Aktivity, Milníky, Projekty nebo Úkoly.
  • V okně výkazy vidíte týdenní nebo měsíční přehled časových výkazu.

 

Který týden je v kalendáři první?

Podle definice ISO 8601 je prvním kalendářním týdnem v gregoriánském kalendáři týden, v němž je první čtvrtek. Následující definice pro určení prvního týdne jsou vzájemně rovnocenné, protože podle ISO takový týden začíná pondělím:

  • Je to první týden s většinou dnů (4 a více) v lednu.
  • Prvním dnem je pondělí nejblíže k 1. lednu.
  • V týdnu je datum 4. ledna. První možný týden tak může začínat v pondělí 29. prosince (předchozího kalendářního roku) a končit v neděli 4. ledna; poslední možný termín prvního týdne může být od pondělí 4. ledna do neděle 10. ledna.
  • Je v něm první pracovní den v roce, s tím, že soboty, neděle a 1. ledna nejsou pracovní dny.

Pokud 1. ledna připadne na pondělí, úterý, středu nebo čtvrtek, bude prvním týdnem. Pokud 1. ledna připadne na pátek, pak ještě spadá do 53. týdne předchozího kalendářního roku. Připadne-li na sobotu, pak je to buď ještě týden 52. (v normáním roce) nebo 53. v přestupném roce. Pokud 1. leden připadne na neděli, je ještě součástí týdne 52. předešlého roku. 
 

Náš první kalendářní týden je týden s prvními pracovními dny v roce podle aktuálního kalendáře. Například rok 2019 byl přestupný - pokud bylo prvním pracovním dnem pondělí, podle normy ISO 8601 začal týden č. 1 už 31. prosince 2018, ale náš první týden začal až 7.ledna 2019.

 

Okrajové případy

  • Deaktivace aktivity v administraci (Administrace -> kategorie) deaktivuje danou aktivitu ve všech projektech. To může způsobit, že může být deaktivována i nepracovní aktivita (dovolená), takže nebude možné zaznamenat/schválit nepřítomnost. V takovém případě aktivujte potřebnou aktivitu manuálně v projektu, u kterého se loguje i čas nepřítomnosti (více info najdete v článku Řízení docházky). 
  • Pokud zaškrtnete volbu "Při zápisu času je úkol povinné pole", pak vždy musí být vybrán konkrétní úkol, i když u projektu není zatím žádný úkol vytvořen. Tím pádem není možné zaznamenat čas u takového projektu. 
  • Pokud má alespoň jedna položka v seznamu záznamu času nastaven parametr "K vyúčtování" -> "Ne", pak není možné hromadně označit seznam záznamů "K vyúčtování" -> "Ano". Tomu můžete předejít vyfiltrováním seznamu položek - zobrazit si pouze položky označené k vyúčtování, všechny v seznamu označit a teprve těm pak hromadně nastavit požadovaný status.
  • Pokud si zaznamenáváte čas přes Menu Další -> Administrace -> Osobní výkaz, pak lze z menu vybrat pouze projekty označené jako plánované. Čas k plánovanému projektu zaznamenejte tedy přímo z modulu Sledování času u konkrétního projektu.
  • Pokud zaškrtnete volbu "Při zápisu času je komentář povinné pole" (v Administraci -> Nastavení -> Sledování času), toto nastavení neplatí pro záznamy docházky. Pokud logujete čas přes kartu docházky, není k dispozici pole pro zadání komentáře, takže povinné pole je automaticky předvyplněno pomlčkou. Pokud potřebujet přidat/upravit komentář u úkolu, je potřeba změnu udělat přes klasickou úpravu úkolu - komentář pak bude viditelný i u záznamu v docházce. 
  • Pokud upravujete záznam času u jiného uživatele, jsou brány v potaz případné limity nastavené pro roli daného uživatele, nikoliv podle Vaší role.  Limity lze nastavit v Administraci -> Nastavení -> Sledování času.
  • Zaznamenávání času zpětně k období, pro které už je vytvořen záznam docházky, není připočteno k už existujícímu původnímu záznamu v docházce. Nicméně pokud je nejdříve zaznamenán odpracovaný čas, a teprve poté je vytvořen záznam docházky, zaznamenaný čas je k záznamu docházky připočten.
  • Zaškrtnete-li volbu "Zkracovat zobrazení velkých čísel v grafech a trendech (3 000 -> 3K, 3 000 000 -> 3M)" v Administraci -> Nastavení -> Zobrazení, pak budou zkracována i velmi malá čísla - například 0,0005 -> 500µ.
Řízení docházky, Sledování úkolů, Working time calendar
Přidat obrázek ze schránky