Žádné plánované schůzky 12 Čvn 2021

AnonymníPlánovač (Scheduler)

Autor: Anonymní Zobrazeno: 3521
Vytvořeno: 13 Lis 2018 Aktualizováno: 03 Čvn 2021
Verze: 37
Klíčová slova:

Přeloženo ano -- --
VíceMéně

Jak používat Plánovač (Scheduler)

Webinář (EN)Video ukázka (EN)
Nastavení modulu
Plánování úkolů
Uživatelé
Události v kalendáři
Export a import událostí v kalendáři
Filtry
Zobrazení pro rychlé úpravy úkolů
Role a práva
Okrajové případy

Plánovač (Scheduler) je kalendář s funkcí drag&drop, který zobrazuje všechny schůzky, úkoly, plánované zdroje, docházku a záznamy odpracovaného času. Rychle se stává nejpoužívanější funkcí našich klientů, protože poskytuje univerzální a okamžitý přehled o vytížení běžných pracovníků i manažerů. Je přístupný přímo z nabídky Více nebo jej lze přidat na jakýkoli osobní panel, například na domovskou stránku.

Kdykoliv si ho také můžete otevřít kliknutím na ikonku kalendáře v horní části Easy Projectu. Přidejte si Plánovač na svou domovskou stránku, na stránku přehledu projektů nebo na jakoukoliv jinou personalizovanou stránku - kliknutím na "přizpůsobit stránku", vyberte modul "Plánovací kalendář" a uložte nastavení. 

 

Nastavení modulu

V nastavení modulu máte možnost přepínání mezi osobní a manažerskou rolí s různými oprávněními. Klikněte na ikonku tužky v pravém horním rohu modulu, otevře se vám okno s nastavením. Jste-li manažer, můžete jednoduše vybrat jakéhokoliv jiného uživatele a přidělit mu úkol pomocí drop&drag funkce, Plánovač tak využijete pro optimální alokaci zdrojů vašeho týmu. Pokud si vyberete roli osobní, můžete využít Plánovač k naplánování úkolů pouze ve vašem osobním kalendáři, ale nikoliv ostatním uživatelům. Dále zde můžete také upravovat rozsah zobrazení (včetně volby zobrazení/skrytí víkendů), stejně jako zobrazení ostatním uživatelům a skupinám nebo filtrů. Pod volbou "Řazení" si můžete nastavit kritéria pro třídění a řazení úkolů v levém sloupci. Pro import kalendáře použijte tlačítko "Přidat externí kalendář".

Easy Project 2019 Scheduler 09.jpg

 

Plánování úkolů

Seznam úkolů v levém sloupci zahrnuje všechny úkoly, splňující kritéria zadaného filtru v nastavení modulu (nebo filtru aplikovaného manuálně podle štítků). Úkoly v levém sloupci snadno naplánujete v čase přetažením do kalendáře. Přetažením úkolu z levého sloupce do kalendáře bude ve výchozím nastavení alokována 1 hodina pro tento úkol. V případě, že má úkol nižší zbývající odhadovaný čas, bude ve výchozím nastavení alokována pouze půlhodina. Pokud chcete upravit své plány předepsaného času, změnu provedete snadno potažením za spodní část. Přes legendu pod kalendářem si zobrazíte v kalendáři jen požadované entity, zatímco ty skryté se vůbec nezobrazují.

Pro rychlou úpravu předepsaného času u úkolu stačí kliknout na počet hodin zobrazovaných v pravém sloupci u každého z úkolů a zadat novou hodnotu. Možnost úpravy této hodnoty se nabízí pouze pokud ve workflow není pole "Odhadovaný čas" označeno jen pro čtení. Zadaná změna se uloží a projeví okamžitě. Počet hodin zobrazovaný v levém sloupci je vyjádření zbývajícího času úkolu k rozplánování, tedy určený čas mínus odpracovaný čas a naplánované hodiny (tyto jsou převzaty z ručně nastavených rezervací).

Easy Project 2019 Scheduler 02.jpg

Ujistěte se, že úkol je naplánován mezi datem začátku a datem konce úkolu. Toto období je v Plánovači zvýrazněno zeleně, nedostupné období je červené (pokud chytnete a podržíte úkol myší). Pokud posunete úkol do červené části, zobrazí se vám chybová hláška. Hodiny mimo aktivní pracovní dobu v kalendáři jsou také brány jako součást červené nedostupné části, takže na tuto dobu (mimo jeho běžnou pracovní dobu) nelze naplánovat úkol žádnému uživateli. Jakákoliv akce uživatele s daným úkolem bude automaticky uložena.

Informace o délce trvání zobrazovaná v naplánovaném úkolu (pole kalendáře) představuje dobu trvání úkolu alokovanou na tento konkrétní den, což nemusí nutně odpovídat celkové době trvání (odhadovanému času) úkolu (protože ten může být naplánován po částech na více dní). Pro zkrácení či prodloužení délky úkolu v kalendáři (při zobrazení denní/týdenní) jednoduše přetáhněte levým tlačítkem myši úkol za jeho spodní hranu směrem nahoru nebo dolů. Kliknutím pravým tlačítkem myši na alokované hodiny úkolu přímo na časové ose Plánovače se zobrazí okno úkolu, které vám umožní ručně upravit čas „Začátek > Konec“ trvání úkolu v příslušném dni. Toto vyskakovací okno je alternativou k jednoduchému přetažení úkolu přímo na časové ose, nicméně někteří uživatelé mohou místo toho upřednostňovat tento způsob.

Image20210308013716_1.jpeg

Zobrazení kalendáře lze přepnout pomocí příslušného rozbalovacího menu přímo nad kalendářem (výběr dnes, den, týden, měsíc, rok, agenda). V ročním zobrazení lze zobrazovat pouze aktivity jednoho uživatele. Zobrazení Agendy ukáže záznamy všech plánovaných aktivit a jejich dat.

Easy Project 2019 Scheduler 08.jpg

Stejně jednoduše můžete také upravovat vlastnosti úkolů. Klikněte na úkol v kalendáři, zobrazí se vám Rychlý editor úkolu. Můžete zde zapsat odpracovaný čas, přidat komentář k úkolu nebo smazat alokaci z kalendáře. 

Easy Project 2019 Scheduler 07.jpg

 

Uživatelé

Kliknete-li na ikonu ozubeného kolečka v pravém horním rohu modulu, nabídne se vám rozbalovací seznam na výběr uživatelů, takže si do Plánovače snadno přidáte požadované uživatele jen kliknutím na jejich jména. Tito uživatelé se zobrazí přímo nad kalendářem jako tlačítka s jejich jmény. Klik na toto tlačítko se jménem označí uživatele, kterému tak bude možné přidělit úkol. Dvojklikem na jeho jméno zobrazíte jeho úkoly, schůzky a tak dále (funguje jako filtr). Pro odebrání uživatele z tohoto výběru klikněte na ikonu odpadkového koše hned vedle jeho jména. Pro aktivaci konkrétního uživatele klikněte na tlačítko s jeho jménem. 

V jednu chvíli lze aktivovat pouze jednoho uživatele (je zvýrazněn zeleným rámečkem a symbolem zaškrtnutí vedle jeho jména), což znamená, že úkol, který přesunete z levého sloupce do kalendáře bude přidělen jen a pouze právě aktivnímu uživateli. Před přesunem a přidělením úkolu si vždy ověřte, zda máte aktivního správného uživatele.Jinak bude úkol automaticky přidělen chybnému uživateli kalendáře. U každého pole daného úkolu vidíte ikonu uživatele, kterému je aktuálně úkol přidělen. 

Easy Project 2019 Scheduler 04.jpg

 

Události v kalendáři

V Plánovači je zahrnut také kalendář schůzek, takže si zde můžete jednoduše a snadno zadat novou schůzku, stejně jako novou alokaci, docházku nebo aktivitu.Klikněte levým tlačítkem myši, podržte a posuňte do prázdného pole kalendáře (pro aktivitu v části dne) nebo prostě klikněte na vybraný den v kalendáři pro zadání celodenní aktivity - po uvolnění tlačítka zadejte v otevřeném okně, o jaký typ události se bude jednat (schůzka, úkol, docházka). Pokud plánujete různé druhy aktivit (schůzka + docházka) na stejné časové období, v kalendáři se následně zobrazí tři samostatná překrývající se pole. 

Záznamy docházky v Plánovači jsou viditelné jen podle zadání, stejně jako v kalendáři schůzek. Tyto záznamy bez příznaku "V práci?" jsou viditelné v Plánovači, v kalendáři schůzek a v kalendáři docházky. Záznamy docházky s příznakem "V práci?" jsou viditelné pouze v kalendáři docházky, ale ne v Plánovači ani v kalendáři schůzek. Tyto nástroje mají sloužit hlavně pro plánování událostí, spíše než pro přehled o docházce - na tento přehled je zaměřený kalendář docházky.  

Easy Project 2019 Scheduler 06.jpg

 

Export a import událostí v kalendáři

Pro export událostí nebo dalších aktivit z vašeho Plánovače do jiného kalendáře, kompatibilního s iCal, klikněte na ikonku "URL pro iCal export" v pravém dolním rohu. Otevře se vyskakovací okno s názvem "iCal URL pro váš kalendář" s URL adresou v QR kódu a se zobrazenou URL pro rychlé zkopírování a vložení. U každé URL adresy si můžete zaškrtnutím políčka vybrat, které entity mají být zahrnuty v exportu (schůzky a záznamy o docházce jsou zaškrtnuty automaticky, pouze úkoly jsou dostupné pro další možný výběr). Poté jednoduše vložte vygenerovaný exportní odkaz do importního pole cílového kalendáře kompatibilního s iCal.

Easy Project 2019 Scheduler 01.jpg

Chcete-li importovat externí kalendář do plánovače Easy Projectu, otevřete nastavení modulu Plánovač >> Externí kalendáře. Ve výběru zvolte moznost Přidat kalendář. Název je libovolný, URL musí být iCal kompatibilní.

Easy Project 2019 iCal synchronization 05.jpg

Další informace najdete v iCal synchronizaci.

 

Filtry

Potřebujete-li upravit výchozí zobrazování úkolů v levém sloupci, použijte Filtry. Menu filtrů najdete pod ikonou ozubeného kolečka v pravém horním rohu modulu. Kliknutím na ikonku diskety hned vedle si nsatavení filtrů uložíte. Vaše filtry si můžete uložit jako štítky v záhlaví (levý horní roh), takže budou lehce dosažitelné na jedno kliknutí.  

Easy Project 2019 Scheduler 05.jpg

 

Zobrazení pro rychlé úpravy úkolů

Rychlé okno úprav úkolů umožňuje zobrazení a editaci důležitých detailů konkrétního úkolu v samostatném vyskakovacím okně, bez nutnosti otevření úkolu v samostatné záložce. Vidíte kompaktní zobrazení všeho důležitého, co je jinak dostupné v jiných různých záložkách, sloupcích nebo pod samostatnými tlačítky v normálním detailu úkolu. Toto okno rychlých úprav je extra rychlé a jednoduché pro použití, jeho hlavním záměrem je ušetření času při běžných úkonech, které vyžaduje řízení úkolů. Pro otevření rychlého okna úprav v Plánovači klikněte přímo na samotný úkol. 

Na obrázku níže vidíte, jak takové okno vypadá. V bočním menu jsou dostupná tlačítka pro rychlou orientaci ve vlastnostech úkolu, které chcete upravit nebo zkontrolovat, konkrétně detaily, popis, komentáře, přílohy, odpracovaný čas, spolupracovníci, štítky, podúkoly, nadřazené úkoly, související úkoly. 

Easy Project 2019 Scheduler 12.jpg

Okno informace pouze pasivně nezobrazuje údaje, ale je plně interaktivní, takže můžete rychle editovat jakýkoliv z viditelných detailů nebo třeba dodat chybějící text. Stačí kliknout na příslušnou oblast v okně. 

Easy Project 2019 Scheduler 13.jpg

 

Role a práva

Role a práva v modulu jsou stejná jako pro moduly Easy Gantt a Řízení zdrojů. Můžete je upravovat v Administraci -> Role a práva -> vyberte uživatelskou roli -> Gantt & Řízení zdrojů & Plánovač. Některá oprávnění mohou být definována v nastavení pracovních procesů, stejně jako pole označená pouze pro čtení nelze upravovat přes Plánovač. 

Easy Project 2019 Scheduler 10.jpg

Uživatelé bez práva zobrazení úkolů (lze změnit v Administraci -> Role a Práva -> Sledování úkolů) mohou vidět modul Plánovacího kalendáře, včetně úkolů v timeline, ale nevidí názvy úkolů, ani nemohou rozkliknout detail úkolu. Pro takovéto uživatele jsou všechny úkoly jen anonymní. Schůzky v Plánovači jsou viditelné pro uživatele podle povolení zobrazení uživatelské role účastníka schůzky. Viditelnost pro typy uživatelů lze upravit v Administraci -> Typy uživatelů -> Nastavení viditelnosti. 

Easy Project 2019 Scheduler 11.gif

 

Okrajové případy

  • Úkoly přidělené skupinám nejsou v Plánovači podporovány, takže při pokusech o jejich plánování se mohou vyskytnout problémy (mohou zmizet). 

Jak je ovlivněno chování Plánovače osobním časovým pásmem uživatelů:

  • Prodejní aktivity (ukončeno od verze 11) - pokud založíte v Plánovači prodejní aktivitu, musí být zadán i čas aktivity ve výchozím časovém pásmu aplikace. Nicméně po vytvoření prodejní aktivity každý uživatel vidí daný čas ve své časové zóně, kterou si nastavil ve svém uživatelském profilu. Proto pokud se osobní časová zóna uživatele liší od výchozí časové zóny aplikace, tento konkrétní uživatel uvidí stejnou aktivitu v jiném čase. Pokud je prodejní aktivita vytvořena současně se schůzkou, plánovaný čas této schůzky se vždy zobrazuje v časové zóně výchozí pro aplikaci všem uživatelům, bez ohledu na jejich osobní časové zóny. 
  • Docházka - vytvoříte-li záznam docházky v Plánovači, čas zadané přítomnosti musí být zadán v nastavené výchozí časové zóně aplikace. Po vytvoření záznamu docházky ho každý uživatel vidí ve své časové zóně, nastavené v uživatelském profilu. Proto pokud se osobní časová zóna uživatele liší od výchozí zóny aplikace, tento konkrétní uživatel vidí stejný záznam docházky v jiném čase.  
  • Schůzky - pokud založíte v Plánovači novou schůzku, čas schůzky musí být zadán ve výchozí časové zóně aplikace. Po vytvoření schůzky každý uživatel vidí schůzku ve své osobní časové zóně, nastavené v uživatelském profilu. Pokud se osobní časová zóna liší od výchozí zóny aplikace, tento konkrétní uživatel vidí stejnou schůzku v jiný čas. 
  • Úkoly - plánovaná doba úkolu je vždy zobrazována ve výchozí časové zóně aplikace všem uživatelům, bez ohledu na jejich nastavenou osobní časovou zónu.
CRM, iCal synchronizace
Přidat obrázek ze schránky